Die Form von Bestellanforderung Es ist das Dokument, das von einer Benutzerabteilung oder vom Lagerpersonal erstellt wird, um die Einkaufsabteilung über die zu bestellenden Artikel, die Menge und den Lieferzeitrahmen zu informieren. Der Kauf in einem Unternehmen beginnt mit der Erfassung von Anforderungen.
Nach der Erstellung sollte die Einkaufsabteilung informiert werden. Die Bestellanforderung ist das Dokument, das die Liste dieser Anforderungen enthält. Um Betrug zu verhindern, dürfen Abteilungsleiter im Allgemeinen keine Bestellungen direkt bei Lieferanten aufgeben oder im Auftrag des Unternehmens einkaufen..
Stattdessen handelt es sich um eine andere Abteilung, die als Einkaufsabteilung bezeichnet wird und tatsächlich Bestellungen bei externen Lieferanten aufgibt. Die Manager der verschiedenen Abteilungen verwenden die Bestellanforderungsformulare, um diese Abteilung darüber zu informieren, welche Materialien gekauft werden müssen..
Bestellanforderungen und Bestellungen sind wichtige Dokumente beim Erwerb der Artikel, die das Unternehmen für seinen Betrieb benötigt, und standardisieren den Bestellprozess intern und extern..
Artikelverzeichnis
Die wichtigsten Punkte zur Bestellanforderung lauten wie folgt:
- Es ist eine Anfrage an die Einkaufsabteilung, eine bestimmte Materialliste zu erwerben.
- Sie benötigen die Genehmigung der Einkaufsorganisation.
- Es ist ein internes Dokument; das heißt, es bleibt innerhalb der Organisation.
Sie können eine Bestellanforderung für folgende Beschaffungsarten anlegen:
Um Lieferungen und Materialien von Lieferanten zu erhalten, sowohl für Produktionsprozesse wie Büroverbrauchsmaterialien als auch für andere Vermögenswerte.
Rohstofflieferung an einen Lieferanten, um so ein fertiges Produkt zu erhalten.
Der Erhalt von Material, das in den Einrichtungen des Unternehmens aufbewahrt wird, und der Lieferant werden dafür bezahlt.
Um Materialien von einer anderen Abteilung oder einem anderen Bereich innerhalb derselben Organisation zu erhalten.
Inanspruchnahme der Dienste eines Drittanbieters, z. B. Durchführung von Instandhaltungsarbeiten an Anlagen.
Die grundlegenden Komponenten einer Bestellanforderung sind:
- Nummer der Anforderung, mit der das Dokument identifiziert werden kann. Muss vorgedruckt sein.
- Abteilung anfordern.
- Anforderungsdatum und angeforderter Liefertermin.
- Name der Person, die die Anforderung vorbereitet, und Unterschrift der Person, die die entsprechende Genehmigung ausführt.
- Die angeforderten Elemente müssen detailliert beschrieben werden, um ungenaue Daten zu vermeiden. Die Menge muss genau sein; Es ist sehr wichtig, die erforderliche Einheit (Kilo, Liter, Einheiten usw.) zu platzieren..
- Unterschrift des Einkaufsabteilungsleiters, der den Kauf genehmigt oder nicht genehmigt.
- Wenn bereits Angebote von Lieferanten angefordert wurden, müssen diese der Anforderung beigefügt werden.
Der Bestellanforderungsprozess wird von Organisationen verwendet, um Bestellungen für Lieferungen aufzugeben und zu verfolgen. Dies kann alles sein, von Rohstoffen bis zu Büromöbeln und mehr.
Wenn ein Abteilungsleiter der Ansicht ist, dass die Materialien knapp werden, füllt er das Bestellanforderungsformular aus, das die oben angegebenen Felder enthält..
Eine Bestellanforderung ist das Formular, das eine Unternehmensabteilung an die Einkaufsabteilung sendet und die Artikel auflistet, die bei einem externen Lieferanten bestellt werden sollen..
Dieser Prozess ermöglicht es Benutzern, eine Bestellung aufzugeben, die Genehmigung des Vorgesetzten zu erhalten und vor allem Drittanbietern die Abgabe von Preisangeboten zu ermöglichen..
Wenn der Einkaufsmanager in diesem Prozess die Bestellanforderung erhält, kann er alle vom ursprünglichen Benutzer übermittelten Informationen überprüfen. Der Manager wählt einfach aus, ob die Anforderung genehmigt wird oder nicht.
Wenn nicht genehmigt, gibt es ein Feld, in dem der Grund für die Entscheidung angegeben wird, und die anfragende Abteilung wird über diese Entscheidung informiert. Wenn der Manager jedoch seine Zustimmung erteilt, besteht der nächste Schritt darin, ein Angebot von den Lieferanten anzufordern.
Von Zeit zu Zeit benötigen die Abteilungen eines Unternehmens Materialien. Die Bestellanforderung leitet den Kaufvorgang ein. Die Einkaufsabteilung handelt entsprechend der Stärke des Dokuments.
Wenn es ein Problem gibt, dient das Dokument als Beweis dafür, dass eine Abteilung die Lieferungen mit einer bestimmten Mitteilung bestellt hat.
Wenn es keine ordnungsgemäßen Kontrollen gibt, können Mitarbeiter Betrug begehen, da sie möglicherweise Materialien für den persönlichen Gebrauch anfordern..
Bei einer Bestellanforderung sind Maßnahmen vorhanden, um sicherzustellen, dass kein Betrug praktiziert wird. Die Anwendung muss mehrere Hände durchlaufen, um ihre Genauigkeit und Notwendigkeit sicherzustellen.
Mit den implementierten Anforderungsaufträgen werden Betrugsmöglichkeiten vermieden. Das Unternehmensvermögen ist ebenfalls geschützt.
Wenn eine Organisation verlangt, dass alle Anforderungen zentral über die Einkaufsabteilung ausgeführt werden, ist es einfach, den gesamten Prozess zu verwalten.
Auch Käufer profitieren davon, da sie jetzt Einkäufe bündeln und die Kaufkraft des Unternehmens nutzen können, um bessere Konditionen auszuhandeln..
Anforderungsnummer: 00455
Datum: 15. Mai 2018
Name des Antragstellers: Annaliese Corvo
Position: Schulungsleiter
Abteilung: Personalschulung
Grund für die Anfrage: Die folgenden Artikel müssen in der Schulung "Qualitätssicherung" verwendet werden, die in der Woche vom 16. bis 20. Juli 2018 durchgeführt wird.
- 01 Flipchart-Markierungsfall.
- 12 Stifte.
- 01 Flipchart mit 20 weißen Blättern: 1 Meter breit x 1,5 Meter lang.
- 12 einzeilige Notebooks in voller Größe.
- 06 farbige Whiteboard-Marker.
- 12 Radiergummis.
- 12 blaue Tintenstifte.
2 Angebote von Schreibwarenlieferanten sind beigefügt.
Autorisiert von: Alberto Moreno
Position: Personalleiter
Personalmanagement
Die Produktionsabteilung von Confecciones Tely, S.A. Sie müssen verschiedene Materialien bestellen und das Bestellanforderungsformular ausfüllen. Dieses Formular benachrichtigt die Einkaufsabteilung, dass diese Lieferungen benötigt werden..
Die Einkaufsabteilung kann die eingegangene Anforderung genehmigen oder ablehnen. Wenn genehmigt, wird eine Bestellung erstellt.
Die Bestellung wird an den Verkäufer gesendet, um die Produkte zu kaufen. Der Lieferant produziert und liefert die Produkte mit einer Rechnung.
Die Empfangsabteilung empfängt die Produkte und liefert den Empfangsbericht an die Buchhaltung.
Wenn alle Dokumente übereinstimmen, erteilt der Buchhaltungsbereich dem Kassierer die Genehmigung der Rechnung, aus der hervorgeht, dass die Zahlung an den Lieferanten erfolgen kann..
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