Das Exekutivsekretär ist ein Job oder Beruf, der dazu dient, hochrangigen Mitarbeitern in einem Unternehmen oder einer Organisation maximale Unterstützung zu bieten. Es wird derjenige sein, der den Zeitplan der Führungskräfte organisiert und pflegt und ihnen hilft, eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben auszuführen.
Ziel ist es, zur Gesamteffizienz des Unternehmens beizutragen, indem sichergestellt wird, dass alle Ihnen zugewiesenen Verwaltungsaufgaben zeitnah und effizient ausgeführt werden. Eine Sekretärin ist die Person, die administrative Unterstützung leistet. Sie können Aufgaben wie Schreiben und Ablegen, Beantworten des Telefons und Übertragen von Nachrichten ausführen.
Auf der anderen Seite führt der Exekutivsekretär oder Verwaltungsassistent auch einige dieser Aktivitäten durch, koordiniert das Büro, recherchiert Produkte, interagiert mit Lieferanten, bestellt Produkte und erstellt eine Datenbank..
Exekutivsekretäre erhalten in der Regel höhere Gehälter als Sekretäre, da sie Funktionen auf hoher Ebene ausführen und die Produktivität im Büro steigern..
Artikelverzeichnis
- Bachelor of Business Administration oder verwandte Bereiche.
- Nachgewiesene Erfahrung als Exekutivsekretär oder ähnliche Verwaltungsfunktion.
- Muss in der Verwaltung von Microsoft-Office auf integrale Weise und in der Software "Back-Office", beispielsweise ERP-Systemen, kompetent sein.
- Vertiefte Kenntnisse der Büroverwaltung und der grundlegenden Rechnungslegungsverfahren sowie des relevanten technischen Vokabulars, das in der Branche verwendet wird.
- Vertrautheit mit grundlegenden Untersuchungsmethoden und Berichterstattungstechniken.
- Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Hervorragende Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.
- Integrität und Vertraulichkeit.
Exekutivsekretäre müssen schnelle Fachleute mit hervorragenden Zeitmanagementfähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten sein. Mit ihrer Sorgfalt und Kompetenz in ihrer Arbeit können sich Führungskräfte auf ihre Führungsverantwortung konzentrieren, ohne sich um andere Aufgaben kümmern zu müssen..
Viele Manager verlassen sich stark auf ihren Exekutivsekretär, um die täglichen Aufgaben zu koordinieren und sie im Zeitplan zu halten. Als Hüter der Managerzeit ist viel Fingerspitzengefühl und Durchsetzungsvermögen erforderlich.
Exekutivsekretäre müssen über grundlegende Kenntnisse wie Schreiben, Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung verfügen und Erfahrung im Umgang mit Bürogeräten und gängigen Softwareanwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Grafiken haben..
Sie müssen außerdem über ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten und die Fähigkeit verfügen, verschiedene Verantwortlichkeiten effektiv zu bewältigen..
Andererseits braucht ein Exekutivsekretär auch andere Eigenschaften wie gutes Urteilsvermögen, Diplomatie, Diskretion und die Fähigkeit, Probleme unabhängig zu lösen..
Sie benötigen ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, um mit der Öffentlichkeit zu interagieren, Berichte zu schreiben und Veröffentlichungen zu überprüfen.
Sie müssen wissen, wie Sie genau darauf achten können, was andere sagen, sich die Zeit nehmen, um die angesprochenen Punkte zu verstehen, gegebenenfalls Fragen zu stellen und nicht zu unangemessenen Zeiten zu unterbrechen.
Vollständiges Verständnis der schriftlichen Sätze und Absätze in arbeitsbezogenen Dokumenten.
Wissen, wie Sie sowohl Ihre eigene Zeit als auch die Zeit anderer effizient verwalten können.
Sprechen Sie klar mit anderen Menschen, um Informationen effektiv zu vermitteln.
Haben Sie eine effektive schriftliche Kommunikation, die den Bedürfnissen des Publikums entspricht.
Verwendung von Logik und Argumentation, um die Stärken und Schwächen von Lösungen, Schlussfolgerungen oder alternativen Ansätzen für auftretende Probleme zu identifizieren.
Verstehen Sie die Auswirkungen neuer Informationen auf die aktuelle und zukünftige Problemlösung und Entscheidungsfindung.
Anpassung von Handlungen relativ zu den Handlungen anderer.
Überprüfung und Bewertung der Leistung von sich selbst, anderen Personen oder Organisationen, um Verbesserungen vorzunehmen oder Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
Ein Exekutivsekretär kann für Kleingeld und Buchhaltung verantwortlich sein, aber auch ein Budget verwalten. Sie können Artikel auf einer Website veröffentlichen, aber Sie können die Website auch entwerfen und verwalten.
Sie können Daten in eine Tabelle eingeben, die Sie für Berichtsfunktionen entworfen und verwendet haben.
Ein Exekutivsekretär kann das Verwaltungspersonal beaufsichtigen. Er berichtet häufig direkt an den CEO und unterstützt möglicherweise einen oder mehrere leitende Angestellte.
- Führungskräfte auf der Tagesordnung halten und bei der Planung von Terminen, Vorstandssitzungen, Konferenzen usw. behilflich sein..
- Nehmen Sie an Besprechungen teil, um Besprechungsprotokolle und -protokolle zu schreiben, und kompilieren, transkribieren und verteilen Sie sie dann.
- Treffen Sie alle Reisevorbereitungen für die Führungskräfte: Ticketkauf, Hotelreservierung, Lieferung des Tagessatzes, Verwaltung und Überprüfung der einschlägigen Unterlagen usw..
- Führen Sie beauftragte Untersuchungen durch, sammeln Sie Daten und bereiten Sie Dokumente oder Berichte zur Prüfung und Präsentation durch Führungskräfte, Ausschüsse und Verwaltungsräte vor.
- Behandeln Sie vertrauliche Dokumente und stellen Sie sicher, dass sie sicher und geschützt bleiben.
- Empfangen und filtern Sie Anrufe und leiten Sie sie bei Bedarf an die entsprechende Person weiter.
- Verwalten, priorisieren und verteilen Sie alle eingehenden oder ausgehenden Korrespondenz (E-Mail, Briefe, Faxe, Pakete usw.), lesen und analysieren Sie eingehende Memos, Präsentationen und Berichte, um ihre Bedeutung zu bestimmen und ihre Verteilung zu planen.
- Bereiten Sie Antworten auf Korrespondenz mit Routineanfragen vor.
- Überwachen Sie die Verwendung von Büromaterial und verhandeln Sie mit Lieferanten über Bedingungen, um rentablere Bestellungen sicherzustellen.
- Treffen Sie sich mit Einzelpersonen, Interessengruppen und anderen im Namen von Führungskräften, Ausschüssen und Verwaltungsräten.
- Begrüßen Sie Besucher und legen Sie fest, ob sie Zugang zu bestimmten Personen erhalten sollen.
- Bewahren Sie Papier- und elektronische Aufzeichnungen auf, um sicherzustellen, dass die Informationen organisiert und für den schnellen Abruf leicht zugänglich sind.
- Bereiten Sie Rechnungen, Berichte, Briefe, Abschlüsse und andere Dokumente mit Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und / oder Präsentationen vor und bieten Sie die entsprechende Unterstützung bei der Buchhaltung.
- Führen Sie allgemeine Büroaufgaben aus, z. B. die Wartung von Verwaltungssystemen und grundlegende Buchhaltungsarbeiten.
- Koordinieren und leiten Sie Bürodienste wie Aufzeichnungen und Budgetierung, um Führungskräfte zu unterstützen.
- Festlegung und Überwachung von Verwaltungsrichtlinien und -verfahren sowohl für die Mitarbeiter der Büros als auch für die Organisation.
- Überprüfen Sie die Betriebspraktiken und -verfahren, um festzustellen, ob Verbesserungen in Bereichen wie Workflow, Berichtsverfahren oder Kosten vorgenommen werden können.
- Beaufsichtigen und schulen Sie andere Verwaltungsmitarbeiter.
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