Das Grundsätze der Verwaltungskontrolle sind die allgemeinen Regeln, die bei der Analyse, ob die Maßnahmen wie geplant ausgeführt werden, und bei der Ergreifung der erforderlichen Korrekturmaßnahmen zur Bestätigung der Planung einzuhalten sind.
Verwalten bedeutet, zu versuchen, die verfügbaren Ressourcen optimal zu nutzen, um das Geschäftsziel zu erreichen. Daher umfasst die Verwaltung alle Operationen des Unternehmens.
Verwaltungskontrollen sind die Verfahren, die für die administrative und wirtschaftliche Effizienz erforderlich sind. Als integraler Bestandteil des internen Kontrollsystems einer Organisation besteht das Ziel darin, die vollständige und zeitnahe Umsetzung der Richtlinien und Pläne des Managements sicherzustellen..
Einige Beispiele für Verwaltungskontrollen umfassen Verfahrensänderungen, Mitarbeiterschulungen und die Installation von Warnschildern..
Die Grundprinzipien der Verwaltungskontrolle können in elf Kategorien eingeteilt werden, die ihren Zweck und ihre Art, Struktur und ihren Prozess widerspiegeln. Diese Grundsätze der Verwaltungskontrolle werden nachstehend detailliert beschrieben.
Das Hauptziel der Verwaltungskontrolle ist die Erreichung der Ziele. Dies geschieht durch Erkennen von Fehlern in den Plänen.
Mögliche oder tatsächliche Abweichungen von den Plänen müssen ausreichend erkannt werden, um wirksame Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen.
Ein Verwaltungskontrollsystem muss die Ursachen für Abweichungen von den Plänen mit möglichst geringen Kosten ermitteln und hervorheben.
Das Prinzip der Effizienz ist bei der Steuerung besonders wichtig, da die Techniken tendenziell teuer und umständlich sind..
Ein Manager kann so in die Kontrolle vertieft sein, dass er möglicherweise mehr als nötig ausgibt, um eine Abweichung zu erkennen. Kontrollen, die die Autorität der Untergebenen oder die Motivation derjenigen, die die Pläne ausführen, ernsthaft beeinträchtigen, sind ineffizient.
Die Hauptverantwortung für die Ausübung der Kontrolle liegt beim Manager, der für die Ausführung der Pläne verantwortlich ist. Ihre Verantwortung kann nicht aufgehoben oder aufgehoben werden, ohne die Struktur der Organisation zu ändern..
Die Verantwortung für die Kontrolle sollte in jeder Phase der Operation bestimmten Personen übertragen werden.
Dieses einfache Prinzip verdeutlicht die selten verstandene Rolle von Steuerungen und Steuereinheiten..
Diese Agenturen fungieren als Dienst, der Kontrollinformationen bereitstellt. Sie können jedoch keine Kontrolle ausüben, es sei denn, sie erhalten Führungsbefugnis und Verantwortung für kontrollierte Dinge..
Kontrolle muss ebenso wie Planung vorausschauend und präventiv sein. Dieses Prinzip wurde oft vernachlässigt, vor allem, weil sich die Kontrolle mehr auf statistische und buchhalterische Daten als auf Prognosen und Prognosen stützte..
Obwohl die Prognosen nicht genau sind, sind sie besser als die historischen Aufzeichnungen. Idealerweise sollte ein Steuerungssystem sofort eine Rückmeldung geben, um Abweichungen von der gewünschten Leistung zu korrigieren, sobald sie auftreten..
Ist dies nicht möglich, sollte die Kontrolle auf den Prognosen basieren, um Abweichungen im Zeitverlauf zu antizipieren. Es sollte mehr darauf geachtet werden, Mängel zu vermeiden, als sie nach ihrem Auftreten zu beheben.
Bargeldprognosen tragen beispielsweise dazu bei, die Zahlungsfähigkeit von Unternehmen aufrechtzuerhalten, Bargeldknappheit zu antizipieren und zu verhindern.
Die überwiegende Mehrheit der heute verwendeten Kontrollen basiert auf der Tatsache, dass Menschen Fehler machen. Wird häufig als indirekte Überprüfung verwendet, um Fehler zu erkennen, häufig nachträglich.
Nach Möglichkeit sollten direkte Kontrollen zur Fehlervermeidung eingesetzt werden. Durch die Verbesserung der Qualität von Managern kann der Bedarf an indirekten Kontrollen minimiert werden. Hochwertige Manager machen nur sehr wenige Fehler und führen alle ihre Funktionen zum besten Vorteil aus.
Kontrolle ist die Aufgabe, sicherzustellen, dass die Pläne effektiv ausgeführt werden. Daher sollten Kontrolltechniken die spezifische Art und Struktur der Pläne widerspiegeln..
Je klarer und umfassender die Pläne der Organisation sind und je mehr Kontrollen diese Pläne widerspiegeln, desto wirksamer werden die Kontrollen die Anforderungen erfüllen..
Beispielsweise sollte die Kostenkontrolle auf geplanten Kosten eines definierten und spezifischen Typs basieren.
Feedback-Daten sollten zuerst am unteren Rand der Pyramide gemeldet werden. das heißt, den Vorgesetzten und sogar dem Betriebspersonal, das sich auf den niedrigsten Ebenen befindet.
Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre eigenen Situationen zu kontrollieren und Korrekturmaßnahmen zu beschleunigen..
Ein Verwaltungskontrollsystem entspricht dem Bereich der Verwaltungsbehörde und sollte die Struktur der Organisation widerspiegeln..
Wenn das administrative Kontrollsystem an die Struktur der Organisation angepasst wird, bestimmt es die Verantwortung für die Aktion und erleichtert die Korrektur der Abweichung der Pläne.
Ebenso müssen die Informationen zur Bewertung der Leistung anhand von Plänen auf die Position des Managers zugeschnitten sein, der sie verwenden wird. Mit anderen Worten, alle Zahlen und Berichte, die zu Kontrollzwecken verwendet werden, müssen sich auf die Organisation beziehen..
Kontrollen werden wirksam, wenn sie mit der Position, der operativen Verantwortung, der Kompetenz und den Bedürfnissen des Betroffenen übereinstimmen..
Der Umfang und die erforderlichen detaillierten Informationen variieren je nach Ebene und Rolle des Managements.
In ähnlicher Weise bevorzugen verschiedene Manager unterschiedliche Formen und Einheiten der Informationsberichterstattung. Daher müssen die Kontrollen die individuellen Anforderungen jedes Managers erfüllen..
Alle Operationen haben bestimmte anfällige oder kritische Punkte. Diese verursachen die meisten Probleme und führen zu großen Abweichungen.
Ein Manager sollte sich während der Kontrolle auf die Faktoren konzentrieren, die für die Bewertung der Leistung entscheidend sind.
Es wäre unnötig und unwirtschaftlich für einen Manager, jedes Detail der Leistung zu überprüfen. Daher müssen Sie Ihre Aufmerksamkeit auf kritische Leistungspunkte richten.
Die Kontrolle stellt sich als Zeitverschwendung heraus, wenn keine Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Korrekturmaßnahmen können das Überdenken von Plänen, die Umstrukturierung, den Ersatz oder die Schulung eines Untergebenen, die Motivation des Personals usw. umfassen..
Die Kontrolle ist nur gerechtfertigt, wenn die angegebenen Abweichungen von den Plänen durch ordnungsgemäße Planung, Organisation, Personalausstattung und Anleitung korrigiert werden..
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