Das interne Buchhaltungskontrolle umfasst die von einem Unternehmen implementierten Methoden, um die Integrität von Finanz- und Buchhaltungsinformationen sicherzustellen, die Betriebs- und Rentabilitätsziele zu erreichen und Managementrichtlinien im gesamten Unternehmen zu vermitteln. Diese überschneiden sich mit den normalen Betriebsabläufen eines Unternehmens.
Diese Überlappung soll Vermögenswerte schützen, Fehler minimieren und sicherstellen, dass Vorgänge auf genehmigte Weise ausgeführt werden. Es gibt keine identischen internen Kontrollsysteme, aber viele Kontrollphilosophien in Bezug auf finanzielle Integrität und Rechnungslegungspraktiken sind zu Standardmanagementpraktiken geworden..
Interne Kontrolle hat ihren Preis, dh Kontrollaktivitäten verlangsamen häufig den natürlichen Ablauf der Prozesse eines Unternehmens, was die Gesamteffizienz verringern kann. Ein Schlüsselkonzept ist, dass selbst das umfassendste System der internen Kontrolle das Risiko von Betrug oder Fehlern nicht vollständig ausschließt..
Es wird immer einige Vorfälle geben, normalerweise aufgrund unvorhergesehener Umstände oder übermäßig entschlossener Bemühungen von jemandem, der Betrug begehen möchte..
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Die Aufgabentrennung beinhaltet die Aufteilung der Verantwortung für Buchhaltung, Einlagen, Berichterstattung und Prüfung. Zusätzliche Aufgaben sind getrennt, es besteht eine geringere Wahrscheinlichkeit, dass ein einzelner Mitarbeiter betrügerische Handlungen begeht.
Für kleine Unternehmen mit nur wenigen Buchhaltungsmitarbeitern kann die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen zwei oder mehr Personen oder die Anforderung kritischer Aufgaben, die von Mitarbeitern überprüft werden müssen, denselben Zweck erfüllen..
Durch die Kontrolle des Zugriffs auf verschiedene Teile eines Buchhaltungssystems über Kennwörter, Sperren und elektronische Zugriffsprotokolle können nicht autorisierte Benutzer vom System ferngehalten werden. Gleichzeitig kann die Systemnutzung überprüft werden, um die Ursache von Fehlern oder Unstimmigkeiten zu ermitteln.
Die physischen Prüfungen umfassen die manuelle Zählung von Bargeld und allen im Buchhaltungssystem erfassten physischen Vermögenswerten. Zum Beispiel Vorräte, Materialien und Werkzeuge.
Die physische Zählung kann gut versteckte Diskrepanzen in den Kontensalden aufdecken, die in elektronischen Aufzeichnungen übersehen werden.
Die Bargeldzählung an den Verkaufsstellen kann täglich oder sogar mehrmals täglich erfolgen. Größere Projekte wie die manuelle Bestandszählung müssen seltener, möglicherweise vierteljährlich, durchgeführt werden.
Die Standardisierung der für Finanztransaktionen verwendeten Dokumente wie Rechnungen, interne Materialanforderungen, Bestandsbelege und Reisekostenabrechnungen kann dazu beitragen, die Konsistenz der Aufzeichnungen über einen längeren Zeitraum hinweg zu gewährleisten..
Die Verwendung von Standarddokumentformaten kann es einfacher machen, Datensätze aus der Vergangenheit zu überprüfen, wenn nach der Ursache von Unstimmigkeiten im System gesucht wird. Mangelnde Standardisierung kann dazu führen, dass Elemente bei einer solchen Überprüfung übersehen oder falsch interpretiert werden.
Die Verwendung eines doppelten Buchhaltungssystems erhöht die Zuverlässigkeit, indem sichergestellt wird, dass die Bücher immer ausgewogen sind. Trotzdem können Fehler dazu führen, dass das System zu einem bestimmten Zeitpunkt aus dem Gleichgewicht gerät..
Die Berechnung der täglichen oder wöchentlichen Testguthaben kann regelmäßige Informationen zum Zustand des Systems liefern. Dadurch können Unstimmigkeiten so schnell wie möglich entdeckt und untersucht werden.
Durch Rechnungsabstimmungen kann sichergestellt werden, dass die Salden des Buchhaltungssystems mit den Salden der Konten anderer Unternehmen wie Banken, Lieferanten und Kreditkunden übereinstimmen.
Bei einer Bankabstimmung werden beispielsweise Barguthaben und Aufzeichnungen von Einlagen und Einnahmen zwischen dem Buchhaltungssystem und Kontoauszügen verglichen..
Unterschiede zwischen diesen Arten von Begleitkonten können Fehler oder Unstimmigkeiten in den Konten selbst aufdecken. Sie können auch zeigen, dass die Fehler von den anderen Entitäten stammen können.
Wenn bestimmte Manager bestimmte Arten von Transaktionen autorisieren müssen, kann dies den Buchhaltungsunterlagen eine Ebene der Rechenschaftspflicht hinzufügen. Dies zeigt, dass die Transaktionen von den entsprechenden Behörden eingesehen, analysiert und genehmigt wurden..
Das Erfordernis einer Genehmigung, um große Ausgaben und Zahlungen zu tätigen, verhindert, dass skrupellose Mitarbeiter große betrügerische Transaktionen mit Unternehmensmitteln ausführen.
Durchdachte interne Kontrollen schützen Vermögenswerte vor Verlust. Der Verlust könnte ein zufälliger Verlust sein, der durch ehrliche Fehler von Menschen verursacht wird. Es könnte sich auch um einen vorsätzlichen Verlust handeln, der aus vorsätzlichen betrügerischen Aktivitäten resultiert.
Interne Kontrollen stellen sicher, dass das Management über genaue, zeitnahe und vollständige Informationen - einschließlich Buchhaltungsunterlagen - verfügt, um den Geschäftsbetrieb zu planen, zu steuern und zu melden.
Interne Kontrollen tragen dazu bei, dass das Unternehmen die zahlreichen nationalen, staatlichen und lokalen Gesetze und Vorschriften einhält, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken..
Interne Kontrollen bieten ein Umfeld, in dem Manager und Mitarbeiter die Effizienz und Effektivität des Betriebs maximieren können.
Das System der internen Kontrollen bietet dem Management einen Mechanismus zur Überwachung der Erreichung der operativen Ziele..
Flüssige Vermögenswerte benötigen immer mehr Schutz als illiquide Vermögenswerte, da sie leichter zu stehlen sind. Nehmen Sie zum Beispiel Bargeld.
Bargeld ist das liquideste Gut und kann von jedem Mitarbeiter, der damit umgeht, leicht gestohlen werden. Um das Geld des Unternehmens zu schützen, werden spezielle interne Kontrollen durchgeführt.
Die interne Kontrolle der Aufgabentrennung wird häufig mit Bargeld durchgeführt. Diese Kontrolle erfordert, dass die Person, die das Geld vom Kunden erhält, und die Person, die den Geldeingang im Buchhaltungssystem erfasst, niemals derselbe Mitarbeiter sind..
Einige interne Kontrollsysteme gehen sogar noch einen Schritt weiter und verlangen von einem Mitarbeiter, dass er das Geld einsammelt, von einem anderen, dass er es bei der Bank hinterlegt, und von einem anderen, dass er es im Buchhaltungssystem erfasst..
Durch die Segmentierung der Aufgaben jedes Mitarbeiters kann niemand allein das Geld sammeln, einzahlen und den Verkauf in der Buchhaltung erfassen. Dies verhindert Betrug, da auf diese Weise eine Person einen Teil des gesammelten Bargeldes nicht einstecken und einen geringeren Betrag des Bargeldeingangs im Buchhaltungssystem erfassen kann..
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