Charakteristische Prozessautomatisierung, wofür sie ist, Beispiele

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Abraham McLaughlin
Charakteristische Prozessautomatisierung, wofür sie ist, Beispiele

Das Prozessautomatisierung ist ein technologischer Begriff, der verwendet wird, um jede Aktivität zu beschreiben, die durch die Verwendung von Computern und Computersoftware automatisiert wird. Automatisierte Aufgaben erfordern weniger menschliches Eingreifen und eine kürzere Bearbeitungszeit.

Geschäftsprozesse werden dokumentiert und verwaltet, um die Konsistenz und Transparenz der Aufgaben zu erhöhen. Diese Automatisierung kann durch bestimmte Software und Anwendungen gesteuert werden. Wird auch als Prozessautomatisierung der Informationstechnologie bezeichnet.

Jedes Unternehmen benötigt diese Automatisierung, um kleine oder große Routinetätigkeiten abzuwickeln. Dies hilft einer Unternehmensorganisation, mechanische Büroaufgaben zu erledigen.

Die Prozessautomatisierung konzentriert sich hauptsächlich auf die Automatisierung und perfektioniert sie dann. Da die Geschäftsanforderungen sehr unterschiedlich sind, werden Pilotprozesse nicht vor der Auswahl der Software entworfen.

Die Durchführung der Prozessautomatisierung kann eine wichtige Aktivität sein. Da viele Business-Computing-Umgebungen virtuell oder cloudbasiert sind, kann ihre Komplexität eine Herausforderung darstellen.

Artikelverzeichnis

  • 1 Eigenschaften der Automatisierung
    • 1.1 Kein Programmcode erforderlich
    • 1.2 Einfach zu bedienen
    • 1.3 Elemente
  • 2 Wofür ist Prozessautomatisierung??
    • 2.1 Routine- und sich wiederholende Aufgaben
    • 2.2 Nachverfolgung und Warnungen
    • 2.3 Entscheidungsfindung
    • 2.4 Dokumentenverwaltung
  • 3 Vorteile
    • 3.1 Produktivität
    • 3.2 Zuverlässigkeit der Daten
    • 3.3 Kostensenkung
  • 4 Beispiele für die Prozessautomatisierung
    • 4.1 Papierloses Büro
    • 4.2 Fehlerreduzierung
  • 5 Referenzen

Automatisierungsfunktionen

Kein Programmcode erforderlich

Die Mitarbeiter müssen lediglich geschult werden, wie es funktioniert, was sehr einfach zu erlernen ist. Dies bietet einen Vorteil gegenüber herkömmlichen Automatisierungsmethoden..

Einfach zu verwenden

Automatisierungssoftware ist normalerweise sehr einfach zu verstehen und zu verwenden. Daher benötigen Benutzer keine besonderen Kenntnisse, um sie zu verwenden..

Elemente

Prozessautomatisierungsplattformen zielen darauf ab, diese drei Elemente nahtlos zu integrieren:

Regeln

Dies sind die Klauseln, Daten und Dokumente, die die Geschäftsparameter schützen. Einige dieser Regeln können vollständig automatisiert sein, während andere von einer am Prozess beteiligten Person überprüft werden müssen..

Strukturierte Daten

Es sind die Informationen in Geschäftsanwendungen, auf die beim Aktualisieren von Prozessen verwiesen wird. Diese Daten sind hoch organisiert und können von Algorithmen leicht erkannt werden, da sie in festen Feldern innerhalb von Datensätzen angezeigt werden..

Maschinen können strukturierte Daten erzeugen, z. B. Sensoren, die die Temperatur messen. Auch Menschen, beispielsweise wenn sie die Felder Alter, Geschlecht oder Nationalität in einem Formular ausfüllen.

Unstrukturierte Daten

Obwohl sie subjektiver sind, sind sie äußerst wichtig, da die meisten Informationen, die für Geschäftsentscheidungen verwendet werden, unstrukturiert sind. Diese Daten können aus vielen Teilen stammen und es ist nicht einfach, sie zur einfachen Analyse in das strukturierte Zeilen- und Spaltenformat zu bringen..

Wofür ist Prozessautomatisierung??

Routine- und sich wiederholende Aufgaben

Durch Automatisierung verwaltbare Prozesse sind: Montageaufträge, Projektmanagementaufgaben, Sicherheitsüberwachung, Prozessabläufe für die Auftragserfüllung und Bestandsverwaltung.

Durch die Reduzierung der manuellen Arbeit an diesen Prozessen können Aufgaben reibungslos und mit geringer Fehlerwahrscheinlichkeit ausgeführt werden. Personen können Aufgaben zugewiesen werden, die ein größeres Urteilsvermögen erfordern.

Tracking und Warnungen

Ziel ist es, eine vollständige Klarheit der Prozesse zu erreichen, die außerhalb der Geschäftsräume stattfinden.

Platzieren Sie beispielsweise Sensoren in beladenen Behältern, um deren Bewegungen zu verfolgen, und geben Sie Warnungen aus, wenn die Siegel gebrochen sind oder wenn die Temperaturbedingungen in Behältern, die Arzneimittel oder Lebensmittel transportieren, nicht gut sind..

Entscheidung fällen

Ein Kunde möchte einen Kredit erhalten. Daher verwendet der Mitarbeiter im Genehmigungsprozess die Automatisierung und führt eine Finanzanalyse durch, um die Gutschrift des Kunden zu überprüfen. Sofort können Sie dem Kunden den Darlehensbetrag mitteilen, unter welchem ​​Zinssatz und unter anderen Bedingungen.

Das Unternehmen spart Geld, das Risiko, dass der Mitarbeiter eine inkonsistente Entscheidung trifft, wird verringert und der Kunde ist zufrieden, weil er eine sofortige Antwort erhält.

Dokumenten-Management

Dies wurde in Geschäftsprozesse einbezogen, die von Bestellungen und Auftragsabwicklung bis hin zu Budgetgenehmigungen reichen. Elektronische Anträge, Signaturen, Genehmigungen und Dateien sind in einem papierlosen Workflow organisiert.

Gewinne

Unabhängig davon, ob es darum geht, den Workflow zu vereinfachen, die Arbeit der Mitarbeiter zu beschleunigen oder sicherzustellen, dass die Arbeit jedes Mal richtig erledigt wird, hilft die Prozessautomatisierung Unternehmen dabei, wettbewerbsfähig zu bleiben..

Produktivität

- Die Software vergisst keine Frist, solange die erforderlichen Informationen korrekt in das System eingegeben wurden.

- Die Effizienz wird erheblich gesteigert, da die Software unermüdlich arbeitet und keine Fehler macht.

- Der Abschluss des zugewiesenen Workflows beschleunigt sich mit zunehmender Reaktionszeit.

Da sich die Anzahl der Mitarbeiter nach der Implementierung verringert, kann das Unternehmen außerdem Overhead-Kosten sparen. Es könnten fähige Mitarbeiter eingesetzt werden, um komplexere Probleme zu lösen.

Datenzuverlässigkeit

Maschinen machen keine Fehler. Aktionen werden niemals verzögert, es sei denn, Sie werden dazu aufgefordert. Dies gewährleistet eine bessere Einhaltung bestehender Gesetze und einen Prüfpfad. Es besteht eine geringere Wahrscheinlichkeit für versehentliches menschliches Versagen, wodurch ein konsistenter Ausstieg aus dem Prozess gewährleistet wird.

Kostensenkung

Es stellt sicher, dass die Kosten für die Fertigstellung eines Projekts sinken. Darüber hinaus können Arbeitnehmer, die mit sich wiederholenden Jobs verbunden sind, jetzt an anderen komplexen und hochwertigen Projekten teilnehmen.

Eine solche Aufgabenteilung kann im Finanz- und Arbeitssektor von Vorteil sein. Die Arbeitnehmer fühlen sich wertvoller und haben auch eine tiefere Zufriedenheit.

Beispiele für die Prozessautomatisierung

Papierloses Büro

Ein Transportunternehmen möchte die Anzahl seiner Fahrer erhöhen, ohne das Büropersonal zu erhöhen, um die Produktivität zu steigern.

Die größte Hürde ist, dass alle Büroarbeiten manuell erledigt werden. Fahrer sammeln Zahlungsinformationen von Kunden und verfolgen auch manuell ihre eigenen Zeitpläne.

Diese Informationen werden per Telefon oder Fax an das Büro übermittelt und manuell in die Buchhaltung eingegeben. Dieser Prozess ist langsam, ineffizient und auch anfällig für menschliches Versagen.

Der Prozessablauf verbesserte sich durch seine Automatisierung. Das Unternehmen vergab Treiber-Tablets mit Software, die:

- Verfolgen Sie automatisch die Fahrzeit der Fahrer.

- Erfassen Sie einfach Kundeninformationen.

Diese Informationen werden automatisch an das Büropersonal gesendet und somit mit dem Buchhaltungssystem synchronisiert.

Fehlerreduzierung

Ein Unternehmen, das große und komplexe Informationssysteme entwickelt, arbeitet mit einem Partner zusammen, um ein System aufzubauen, das Änderungsanforderungen an das Aktivitätsverzeichnis erleichtert.

Der vorherige Prozess war kompliziert, da die Daten manuell durch mehrere verschiedene Systeme geleitet wurden. Obwohl der Prozess gut funktioniert hat, kann in bestimmten Fällen jeder Fehler zu Fehlern führen.

Durch die Zentralisierung dieses Prozesses mit der Installation eines einzelnen Systems reduzierte das Unternehmen den Genehmigungsprozess, wodurch die Überwachung erleichtert und Fehler vermieden wurden, die dadurch verursacht wurden, dass die Informationen nicht korrekt zwischen den Systemen übertragen wurden..

Verweise

  1. Enginess (2016). 3 Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Entnommen aus: enginess.io.
  2. Elena Haidukova (2019). Grundlagen der Prozessautomatisierung für Dummies. Comindware. Entnommen aus: comindware.com.
  3. Smartsheet (2020). Alles, was Sie über die Automatisierung von Geschäftsprozessen wissen müssen. Entnommen aus: smartsheet.com.
  4. Mittel (2020). Was ist Geschäftsprozessautomatisierung? Entnommen aus: medium.com.
  5. Mary Shacklett (2015). Automatisierung von Geschäftsprozessen: Wo es funktioniert und wo nicht. ZDNet. Entnommen aus: zdnet.com.

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