Das Kontrollprinzipien eines Unternehmens sind die Vorschriften, die das Vorhandensein von Verfahren und Prozessen erfordern, die in Buchhaltungssystemen festgelegt sind, um Managern bei der Überwachung und Regulierung von Geschäftsaktivitäten zu helfen und so den Schutz des Unternehmensvermögens zu gewährleisten.
Ziel der Kontrollgrundsätze ist es, sicherzustellen, dass das Rechnungsführungssystem ordnungsgemäß funktioniert und Geschäftsereignisse genau aufgezeichnet werden. Offensichtlich können Manager nicht alle Mitarbeiter beaufsichtigen, daher besteht die Möglichkeit, dass Fehler oder Betrug auftreten.
Um wirksame Kontrollen zu identifizieren und einzurichten, muss das Management das Risiko kontinuierlich bewerten, die Umsetzung der Kontrolle überwachen und die Kontrollen nach Bedarf ändern..
Eine solch wesentliche Geschäftsfunktion bietet angemessene Sicherheit, indem die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert und die Vermögenswerte des Unternehmens geschützt werden. Unternehmen sollten aufgrund ihrer Bedeutung die Grundprinzipien der Kontrolle berücksichtigen.
Artikelverzeichnis
Der Führungsstil und die Erwartungen der leitenden Angestellten, insbesondere ihre Kontrollrichtlinien, bestimmen die Kontrollumgebung.
In einer Kontrollumgebung wird ein Verwaltungsausschuss zusätzlich beaufsichtigt, um sicherzustellen, dass administrative Integrität, ethische Werte, eine klar definierte Organisationsstruktur und kompetente und zuverlässige Mitarbeiter vorhanden sind, die Befugnisse und Verantwortlichkeiten zuweisen..
Dies sind spezifische Richtlinien und Verfahren, mit denen das Management seine Ziele erreicht. Dazu gehören die folgenden:
Erfordert, dass verschiedenen Personen die Verantwortung für die Ausführung verschiedener Aufgaben in verwandten Aktivitäten zugewiesen wird, insbesondere solchen, die Autorisierung, Sorgerecht oder Aufzeichnungen beinhalten.
Indem verschiedene Personen diese Funktionen ausführen müssen, wird ein ausgewogenes Kontrollsystem geschaffen..
Hilft sicherzustellen, dass alle Aktivitäten des Unternehmens den festgelegten Richtlinien und Richtlinien entsprechen.
Wenn bestimmte Manager bestimmte Arten von Transaktionen genehmigen müssen, wird den Buchhaltungsunterlagen eine zusätzliche Verpflichtung hinzugefügt, indem nachgewiesen wird, dass die Transaktionen von der zuständigen Behörde analysiert und genehmigt wurden..
Es umfasst die Erstellung von Rechnungen und anderen Dokumenten, die einfach zu verwenden und ausreichend informativ sind, die Verwendung von vornummerierten und fortlaufenden Dokumenten sowie die rechtzeitige Erstellung von Dokumenten..
Durch die Standardisierung können alte Datensätze leicht überprüft werden, indem nach der Ursache für etwaige Unstimmigkeiten im System gesucht wird. Mangelnde Standardisierung kann dazu führen, dass einige Punkte bei einer solchen Überprüfung übersehen oder falsch interpretiert werden.
Hierbei handelt es sich um elektronische oder mechanische Steuerungen (Safes, Ausweise, Zäune, Registrierkassen, Videokameras, Schlösser) oder Computersteuerungen, die sich auf Zugriffsrechte oder etablierte Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren beziehen..
Technologie kann im Allgemeinen dort eingesetzt werden, wo Menschen nicht in der Lage sind, und Sie können 24 Stunden am Tag im Einsatz sein, ohne dass zusätzliche Bezahlung erforderlich ist.
Durch die Kontrolle des Zugriffs auf ein Buchhaltungssystem über Kennwörter, Sperren und elektronische Zugriffsprotokolle werden nicht autorisierte Benutzer vom System ferngehalten und die Verwendung des Systems zur Identifizierung von Fehlerquellen überprüft.
Unternehmen müssen ihre Kontrollsysteme regelmäßig überprüfen. Dies sollte von jemandem durchgeführt werden, der keine der zu überprüfenden Arbeiten ausgeführt hat.
Diese Überprüfungen tragen dazu bei, die Zuverlässigkeit der Buchhaltungsinformationen und die Effizienz des Betriebs sicherzustellen..
Das Unternehmen muss die Verantwortlichkeiten klar festlegen. Durch die Zuweisung spezifischer Verantwortlichkeiten an Personen wird sichergestellt, dass sie ihre Rolle bei der Kontrolle verstehen.
Wenn die Verantwortung übersehen wird, macht ein wirksames Überwachungssystem deutlich, wer eine zugewiesene Aufgabe nicht ausführt.
Alle diese Kontrollen erfüllen die Ziele des Kontrollprinzips. Nachdem die Kontrollen ausgeführt wurden, müssen die Manager nicht die Aktivitäten jedes Mitarbeiters überwachen. Sie können die Kontrollen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren, und sich auf die Führung des Geschäfts konzentrieren.
Es ist eine gute Kontrolle, um sicherzustellen, dass die Funktionen zum Führen von Aufzeichnungen vom tatsächlichen Umgang mit Bargeld getrennt sind.
Aus diesem Grund ist der Kassierer für das Sammeln von Bargeld von Kunden mit der Möglichkeit der Einzahlung bei der Bank verantwortlich, und die Buchhaltungsabteilung ist für das Erfassen dieser Geldeingänge und das Durchführen von Bankabstimmungen verantwortlich..
Auf diese Weise kann eine einzelne Person das Geld des Kunden nicht nehmen und es missbrauchen, um es später mit betrügerischer Buchhaltung zu vertuschen.
Wenn zwei Personen diese Arbeit erledigen, kann Betrug nur dann funktionieren, wenn jede Person mit der anderen in Komplizenschaft steht. Offensichtlich stehlen zwei mitschuldige Mitarbeiter viel seltener als ein einzelner Mitarbeiter..
Das Erfordernis einer Genehmigung, um hohe Ausgabenzahlungen leisten zu können, kann skrupellose Mitarbeiter daran hindern, große betrügerische Transaktionen mit Unternehmensmitteln durchzuführen.
Eine offizielle Preisliste dient dem Verkaufspersonal als Genehmigung zum Verkauf zu diesen Preisen. Darüber hinaus kann es ein Steuerelement geben, mit dem der Vertriebsleiter angemessene Änderungen an der Preisliste genehmigen kann..
Die obligatorische Fluktuation oder Urlaubszeit der Mitarbeiter wird eingeführt, um betrügerische Systeme zu erkennen, für deren Aufrechterhaltung ein regelmäßiges System erforderlich ist.
Wenn der Buchhalter alle zwei Monate die Verantwortung wechselt, kann eine Person ein Schurkensystem nicht konsequent betreiben.
Die physischen Prüfungen umfassen die manuelle Zählung von Bargeld und anderen im Buchhaltungssystem erfassten physischen Vermögenswerten, wie z. B. Vorräten..
Die physische Zählung kann versteckte Diskrepanzen in den Kontensalden aufdecken, indem elektronische Aufzeichnungen vollständig umgangen werden. Die Zählung des Bargeldes an den Verkaufsstellen kann täglich oder sogar mehrmals täglich erfolgen.
Größere Projekte wie die Inventur müssen seltener durchgeführt werden, möglicherweise jährlich oder vierteljährlich.
Sie garantieren, dass die Salden des Rechnungsführungssystems mit den Salden der Konten anderer Unternehmen wie Banken, Lieferanten und Kunden übereinstimmen.
Die Unterschiede zwischen diesen Arten von ergänzenden Konten können Unstimmigkeiten in den eigenen Konten aufzeigen oder darauf, dass die Fehler von den anderen Entitäten stammen.
Sie sind wahrscheinlich die gebräuchlichsten internen Kontrollen, da sie nicht nur das Unternehmen schützen, sondern auch dessen Effizienz steigern.
Automatisierte Zeitschaltuhren sind ein gutes Beispiel. Die Mitarbeiter werden bei ihrer Ankunft von diesen Uhren überprüft und am Ende ihrer Schicht überprüft.
Die automatisierte Zeitschaltuhr verhindert, dass Mitarbeiter mit ihrer Arbeitszeit betrügen.
Bisher hat noch niemand einen Kommentar zu diesem Artikel abgegeben.